اگر صاحب یک شرکت، کارگاه، کارخانه یا کسبوکار هستید، احتمالاً نام ISO را بارها شنیدهاید. اما ایزو دقیقاً چیست؟ چه کاربردی برای کسبوکار دارد؟ کدام استاندارد ایزو برای شرکت شما مناسب است و برای دریافت گواهینامه ISO باید چه مراحلی را طی کنید؟
در این مقاله از چترا قصد داریم ایزو را از صفر توضیح دهیم و به مهمترین سوالات درباره انواع استانداردهای ISO، مزایا، مراحل دریافت گواهینامه و هزینه اخذ ایزو پاسخ دهیم.
ایزو چیست؟
ISO مخفف عبارت International Organization for Standardization به معنی «سازمان بینالمللی استانداردسازی» است.
استانداردهای ISO مجموعهای از الزامات و چارچوبهای مشخص هستند که به سازمانها کمک میکنند فعالیتهای خود را منظمتر، قابلکنترلتر و استانداردتر انجام دهند.
به زبان ساده، ایزو به کسبوکار کمک میکند مشخص باشد:
چه کاری باید انجام شود؟
چه کسی مسئول انجام آن است؟ کار چگونه باید انجام شود؟
نتیجه کار چگونه بررسی شود؟ در صورت بروز مشکل، چگونه باید آن را اصلاح کرد؟
چگونه میتوان عملکرد سازمان را بهبود داد؟
بنابراین ایزو صرفاً یک «مدرک» نیست؛ بلکه در صورت اجرای صحیح، میتواند به ایجاد یک سیستم مدیریتی منظم و قابلاندازهگیری در سازمان کمک کند.
چرا دریافت گواهینامه ایزو برای کسبوکارها اهمیت دارد؟
داشتن یک سیستم مدیریتی استاندارد میتواند مزایای مختلفی برای سازمان ایجاد کند.
۱. افزایش اعتبار شرکت
گواهینامههای معتبر ISO میتوانند نشان دهند که سازمان برای مدیریت فرآیندها و رعایت الزامات استاندارد، یک سیستم مشخص دارد.
این موضوع بهخصوص هنگام همکاری با شرکتهای بزرگ، شرکت در مناقصات و عقد قراردادهای تجاری اهمیت پیدا میکند.
۲. افزایش نظم سازمانی
وقتی فرآیندها مستند و مشخص باشند، وابستگی سازمان به افراد کمتر شده و مسئولیتها شفافتر میشوند.
۳. کاهش خطا و دوبارهکاری
یکی از اهداف سیستمهای مدیریتی، شناسایی مشکلات و کنترل فرآیندهاست؛ موضوعی که میتواند به کاهش خطا، اتلاف منابع و دوبارهکاری کمک کند.
۴. افزایش رضایت مشتری
استانداردهایی مانند ISO 9001 بر مدیریت کیفیت و تمرکز بر نیازها و رضایت مشتری تأکید دارند.
۵. کمک به ورود به مناقصات و بازارهای جدید
در برخی پروژهها و مناقصات، داشتن استانداردهای مدیریتی میتواند یکی از الزامات یا امتیازات مورد توجه باشد.
انواع مهم استانداردهای ISO
استانداردهای ISO بسیار متنوع هستند و هرکدام برای هدف خاصی طراحی شدهاند. چند مورد از پرکاربردترین استانداردها عبارتاند از:
ISO 9001؛ سیستم مدیریت کیفیت
ISO 9001 یکی از شناختهشدهترین استانداردهای مدیریتی در دنیاست.
هدف اصلی آن ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت است که به سازمان کمک کند فرآیندهای خود را کنترل کرده و کیفیت محصولات یا خدمات را بهبود دهد.
این استاندارد میتواند برای طیف بسیار گستردهای از کسبوکارها مورد استفاده قرار گیرد.
⸻
ISO 14001؛ سیستم مدیریت زیستمحیطی
ISO 14001 مربوط به سیستم مدیریت زیستمحیطی است.
این استاندارد به سازمان کمک میکند تأثیر فعالیتهای خود بر محیط زیست را شناسایی و مدیریت کند.
موضوعاتی مانند:
مدیریت پسماند
مصرف منابع آلودگی
مصرف انرژی* الزامات زیستمحیطی
میتوانند در چارچوب این سیستم مورد توجه قرار گیرند.
⸻
ISO 45001؛ سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
ISO 45001 برای مدیریت ایمنی و بهداشت حرفهای در محیط کار استفاده میشود.
هدف آن کمک به سازمان برای شناسایی خطرات، ارزیابی ریسکها و کنترل شرایط ناایمن محیط کار است.
این استاندارد برای کارخانهها، پروژههای عمرانی، شرکتهای پیمانکاری و بسیاری از محیطهای کاری اهمیت ویژهای دارد.
⸻
ISO 22000؛ سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی
برای کسبوکارهای فعال در حوزه مواد غذایی، استاندارد ISO 22000 اهمیت زیادی دارد.
این استاندارد به مدیریت خطرات مرتبط با ایمنی مواد غذایی در زنجیره تأمین غذا کمک میکند.
شرکتهای تولیدکننده مواد غذایی، بستهبندی، توزیع و برخی کسبوکارهای مرتبط میتوانند متناسب با فعالیت خود به چنین سیستمهایی نیاز داشته باشند.
⸻
ISO 27001؛ سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
در کسبوکارهایی که اطلاعات و دادههای مهم را مدیریت میکنند، امنیت اطلاعات اهمیت زیادی دارد.
ISO 27001 چارچوبی برای ایجاد و مدیریت سیستم امنیت اطلاعات ارائه میکند.
این استاندارد میتواند برای شرکتهای فناوری اطلاعات، سازمانها، شرکتهای خدماتی و کسبوکارهایی که با اطلاعات حساس سروکار دارند اهمیت داشته باشد.
البته یک سازمان میتواند متناسب با فعالیت و نیازهای خود، بیش از یک استاندارد را پیادهسازی کند.
به چنین رویکردی معمولاً سیستم مدیریت یکپارچه یا IMS گفته میشود.
مراحل اخذ گواهینامه ISO چیست؟
دریافت گواهینامه ایزو نباید صرفاً به تهیه یک مدرک محدود شود. در یک فرآیند اصولی، ابتدا باید وضعیت سازمان بررسی و سیستم موردنیاز طراحی و اجرا شود.
مراحل کلی میتواند شامل موارد زیر باشد:
مرحله اول: تعیین استاندارد مورد نیاز
ابتدا باید مشخص شود سازمان به چه استانداردی نیاز دارد.
برای مثال:
یک کارخانه ممکن است به ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 نیاز داشته باشد.
در حالی که یک شرکت فناوری اطلاعات ممکن است ISO 9001 و ISO 27001 را در اولویت قرار دهد.
مرحله دوم: بررسی وضعیت موجود
در این مرحله فرآیندهای فعلی سازمان بررسی شده و فاصله میان وضعیت موجود و الزامات استاندارد مشخص میشود.
مرحله سوم: طراحی و مستندسازی سیستم
فرآیندها، مسئولیتها، روشهای اجرایی و مستندات موردنیاز متناسب با سازمان تهیه میشوند.
مرحله چهارم: اجرای سیستم
مستندات به تنهایی کافی نیستند.
سیستم باید در سازمان اجرا شود و شواهد لازم از اجرای فرآیندها ایجاد شود.
مرحله پنجم: ممیزی داخلی
قبل از ممیزی نهایی، سازمان باید سیستم خود را بررسی کند تا نقاط ضعف و عدم انطباقها شناسایی و اصلاح شوند.
مرحله ششم: ممیزی صدور گواهینامه
در این مرحله یک نهاد صدور گواهینامه، سیستم مدیریت سازمان را بر اساس استاندارد مربوطه ارزیابی میکند.
در صورت برآورده شدن الزامات، فرآیند صدور گواهینامه انجام میشود.
هزینه اخذ ایزو چقدر است؟
یکی از رایجترین سوالات متقاضیان این است که:
هزینه دریافت گواهینامه ISO چقدر است؟
پاسخ یک عدد ثابت نیست.
هزینه میتواند به عوامل مختلفی مانند موارد زیر بستگی داشته باشد:
نوع استاندارد
تعداد استانداردهای مورد درخواست اندازه سازمان
تعداد کارکنان نوع فعالیت
تعداد سایتها و محلهای فعالیت میزان پیچیدگی فرآیندها
میزان خدمات مشاوره موردنیاز نهاد صادرکننده گواهینامه
نیاز یا عدم نیاز به آموزش و پیادهسازی
بنابراین بهتر است قبل از اعلام قیمت، شرایط سازمان بررسی شود.
آیا ISO فقط برای کارخانههاست؟
خیر.
این تصور که ISO فقط برای کارخانهها و شرکتهای صنعتی است، درست نیست.
بسته به نوع استاندارد، سازمانهای مختلفی میتوانند از سیستمهای مدیریتی ISO استفاده کنند؛ از شرکتهای خدماتی و پیمانکاری گرفته تا شرکتهای فناوری، مراکز آموزشی، سازمانهای تولیدی و بسیاری از کسبوکارهای دیگر.
مهم این است که استاندارد انتخابشده با ماهیت، اندازه و اهداف سازمان تناسب داشته باشد.
آیا گرفتن ایزو بدون مشاوره امکانپذیر است؟
از نظر فنی، سازمان میتواند سیستم مدیریت خود را با استفاده از منابع داخلی و دانش کارشناسان خود پیادهسازی کند.
اما در بسیاری از کسبوکارها استفاده از مشاور متخصص میتواند فرآیند را سادهتر و سریعتر کند.
مشاور ایزو میتواند در مواردی مانند:
انتخاب استاندارد مناسب
بررسی وضعیت موجود شناسایی عدم انطباقها
تهیه مستندات آموزش کارکنان
پیادهسازی سیستم ممیزی داخلی
آمادهسازی سازمان برای ممیزی نهایی
به سازمان کمک کند.
هنگام انتخاب شرکت مشاوره ایزو به چه نکاتی توجه کنیم؟
قبل از انتخاب مشاور یا شرکت ارائهدهنده خدمات ISO، بهتر است فقط به قیمت توجه نکنید.
چند نکته مهم عبارتاند از:
تجربه اجرایی:آیا مشاور تجربه کار با کسبوکار مشابه شما را دارد؟
شناخت استاندارد:آیا صرفاً مدارک آماده ارائه میکند یا واقعاً سیستم مدیریتی را پیادهسازی میکند؟
شفافیت خدمات:دقیقاً مشخص باشد در قبال مبلغ پرداختی چه خدماتی دریافت میکنید.
اعتبار گواهینامه:قبل از دریافت گواهینامه، درباره نهاد صادرکننده و اعتبار آن تحقیق کنید.
پشتیبانی:ببینید خدمات مشاور فقط تا زمان صدور گواهینامه است یا برای نگهداری و بهبود سیستم نیز پشتیبانی ارائه میشود.
چترا؛ همراه شما در مسیر خدمات ISO
اگر برای شرکت یا مجموعه خود به دنبال مشاوره، انتخاب استاندارد مناسب، پیادهسازی سیستم مدیریت و دریافت گواهینامه ISO هستید، انتخاب مسیر درست از همان ابتدا اهمیت زیادی دارد.
در چترا | مرکز خدمات اداری و کسبوکار میتوانید برای بررسی نیاز سازمان و دریافت راهنمایی درباره استانداردهای مختلف ISO اقدام کنید.
هدف ما این است که فرآیند دریافت خدمات تخصصی کسبوکار برای شما سادهتر، شفافتر و قابلاعتمادتر باشد.
برای دریافت مشاوره ایزو
اگر نمیدانید برای کسبوکار شما کدام استاندارد مناسب است، لازم نیست ابتدا خودتان بین انواع استانداردهای ISO جستوجو کنید.
اطلاعات کسبوکار، زمینه فعالیت و هدف خود را در اختیار کارشناسان قرار دهید تا مناسبترین مسیر به شما پیشنهاد شود.
چترا؛ همراه کسبوکار شما از خدمات اداری تا مشاوره و استانداردهای مدیریتی.
ایزو مخفف چیست؟
ISO مخفف International Organization for Standardization است.
بهترین ایزو کدام است؟
یک استاندارد را نمیتوان برای همه کسبوکارها «بهترین» دانست. استاندارد مناسب به نوع فعالیت، اهداف و نیازهای سازمان بستگی دارد.
دریافت ISO چقدر زمان میبرد؟
مدت زمان به نوع استاندارد، اندازه سازمان، میزان آمادگی و وضعیت سیستم مدیریتی مجموعه بستگی دارد.
آیا یک شرکت میتواند چند ایزو داشته باشد؟
بله. سازمانها میتوانند متناسب با نیاز خود چند سیستم مدیریتی را بهصورت جداگانه یا یکپارچه پیادهسازی کنند.
آیا ایزو برای شرکتهای کوچک هم کاربرد دارد؟
بله. اندازه کوچک سازمان به معنی بینیاز بودن از سیستم مدیریت نیست؛ البته نحوه پیادهسازی باید متناسب با اندازه و پیچیدگی سازمان باشد.
برای شروع اخذ ایزو چه کاری انجام دهیم؟
اولین قدم، مشخص کردن نوع فعالیت و هدف سازمان و سپس انتخاب استاندارد مناسب است. بعد از آن میتوان وضعیت موجود را بررسی و برنامه پیادهسازی را مشخص کرد.
جمعبندی
ایزو فقط یک گواهینامه نیست؛ یک چارچوب برای منظمتر کردن فرآیندها، کنترل بهتر فعالیتها، کاهش خطا و بهبود مستمر سازمان است.
استانداردهایی مانند ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001، ISO 22000 و ISO 27001 هرکدام کاربرد متفاوتی دارند و انتخاب استاندارد مناسب باید بر اساس شرایط واقعی کسبوکار انجام شود.
اگر برای انتخاب استاندارد، پیادهسازی سیستم یا دریافت گواهینامه ISO نیاز به راهنمایی دارید، میتوانید از خدمات مشاوره چترا استفاده کنید
